ترفندهای کاربردی اکسل
۱. چرا در بعضی از سیستم‌ها زمانی که از اسلش (/) برای تقسیم استفاده می‌کنیم جواب نمی‌دهد؟
به عنوان مثال به صورت ۲/۸= نمایش داده می‌شود. مشکل کار کجاست؟
در این سیستم ها در تنظیمات ویندوز از اسلش (/) به عنوان جدا کننده اعشار استفاده شده است که اشتباه بوده و باید اصلاح شود زیرا در اکسل از اسلش برای تاریخ ها استفاده می شود. برای تغییر دادن این گزینه از قسمت Control Panel سیستم وارد تنظیمات Region and Language شوید و مانند شکل های زیر تنظیمات را اعمال نمایید.
1-توابع اکسل (Excel Functions)
توابع اکسل برخی از کارهای مورد استفاده در یک فرمول معمولی را خودکار می‌کنند. به عنوان مثال، به جای استفاده از علامت + برای جمع کردن محدوده‌ای از سلول‌ها، از تابع SUM استفاده می‌کنید. بیایید به چند عملکرد دیگر نگاه کنیم که به خودکار کردن محاسبات کمک می‌کند.
SUM: تابع SUM به طور خودکار محدوده‌ای از سلول‌ها یا اعداد را جمع می‌کند. برای انجام عمل جمع، سلول ابتدایی و نهایی را با یک دو نقطه در بینشان، وارد کنید. که این گونه به نظر می‌رسد:
SUM(Cell1:Cell2). مثال: SUM(C5:C30)=.
AVERAGE: تابع AVERAGE از محدوده مشخصی از سلول‌ها، میانگین می‌گیرد. فرایند کار مشابه تابع SUM است:
AVERAGE(Cell1:Cell2) مثال: AVERAGE(C5:C30)=.
IF: تابع IF به شما امکان می‌دهد مقادیر را بر اساس یک تست منطقی برگردانید. نحوه آن به شرح زیر است:
IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false]). مثال: IF(A2>B2,”Over Budget”,”OK”)=.
VLOOKUP: تابع VLOOKUP امکان جستجوی هر چیزی درون ردیف‌ها را به شما می‌دهد. نحوه آن عبارت است از:
VLOOKUP(lookup, table array, column number, Approximate match (TRUE) or Exact match (FALSE)).مثال: VLOOKUP([@Attorney],tbl_Attorneys,4,FALSE)=
INDEX: تابع INDEX مقدار قرار گرفته در یک محدوده را مشخص می‌کند. نحوه استفاده از آن به این صورت است: INDEX(array, row_num, [column_num]).
MATCH: تابع MATCH به دنبال یک آیتم خاص در محدوده ای از سلول‌ها می‌گردد و موقعیت آن آیتم را مشخص می‌کند. می‌توان آن را همراه با تابع INDEX استفاده کرد. نحوه استفاده از آن به این صورت است: MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type]).
COUNTIF: تابع COUNTIF تعداد سلول‌های دارای معیار یا مقدار خاصی را مشخص می‌کند. نحوه استفاده از آن به این صورت است:
COUNTIF(range, criteria) . مثال: COUNTIF(A2:A5,”London”)=.
2-برای محاسبات ساده از فرمول‌ها استفاده کنید
اکسل علاوه بر انجام محاسبات بسیار پیچیده، در انجام محاسبات ساده‌ای مانند جمع، تفریق، ضرب یا تقسیم هر یک از داده‌ها به شما کمک می‌کند.
برای اضافه کردن، از علامت + استفاده کنید.
برای تفریق، از علامت – استفاده کنید.
برای ضرب، از علامت * استفاده کنید.
برای تقسیم، از علامت / استفاده کنید.
همچنین می‌توانید از پرانتز استفاده کنید تا مطمئن شوید که محاسبات خاصی در ابتدا انجام شده است. در مثال زیر (۱۰*۱۰+۱۰) عدد ۱۰ دوم و سوم قبل از جمع شدن با ۱۰ دیگر، با هم ضرب شده‌اند. اما اگر آن را به صورت ۱۰*(۱۰+۱۰) درآوریم، ۱۰ اول و دوم ابتدا با هم جمع می‌شوند.
3-استفاده از فرمت بندی شرطی (Conditional Formatting) برای تغییر رنگ خودکار سلول‌ها بر اساس داده‌ها
با فرمت بندی شرطی، رنگ سلول را بر اساس اطلاعات داخل سلول تغییر می‌دهید. برای مثال، اگر می‌خواهید اعداد بالاتر از میانگین یا ۱۰ درصد بالای داده‌ها را برجسته کنید، می‌توانید از این ترفند استفاده کنید. اگر می‌خواهید به اشتراکات بین ردیف‌های مختلف، کد رنگی بدهید، باز هم این ترفند مناسب است. با این روش به به سرعت اطلاعات مهم و مدنظرتان را می‌ببینید.
برای شروع، گروهی از سلول‌های مدنظر برای قالب‌بندی شرطی را برجسته کنید. سپس از منوی Home گزینه Conditional Formatting را انتخاب کنید و منطق ریاضی مدنظرتان را از منوی کشویی انتخاب کنید (اگر چیزی متفاوتی می‌خواهید، می‌توانید قاعده مدنظرتان را وارد کنید). پنجره‌ای باز می‌شود که از شما می‌خواهد تا اطلاعات بیشتری را در مورد قاعده فرمت بندی خودتان ارائه دهید. وقتی کارتان تمام شد، «OK» را انتخاب کنید تا نتایج به طور خودکار ظاهر شوند.
4-اضافه کردن منوهای کشویی (Drop-down)
گاهی اوقات، از صفحه گسترده خودتان برای ردیابی فرآیندها یا سایر موارد کیفی استفاده می‌کنید. به جای نوشتن مکرر کلماتی مانند «بله»، «خیر»، «مشتری»، «لیدهای فروش» یا «مشتریان آتی»، می‌توانید از منوهای کشویی برای علامت‌گذاری سریع موارد توصیفی در مورد مخاطبین خودتان یا هر چیز دیگری استفاده کنید.
در اینجا نحوه افزودن منوی کشویی به سلول‌ها آورده شده است.
سلول‌هایی را که می‌خواهید فهرست‌های کشویی در آن‌ها قرار گیرند، انتخاب کنید، سپس روی منوی Data در بالا کلیک کرده و Validation را فشار دهید.
از آنجا، کادر تنظیمات Data Validation را خواهید دید. به گزینه‌های Allow نگاه کنید، سپس روی Lists کلیک کنید و لیست کشویی را انتخاب کنید. دکمه کشویی In-Cell را علامت بزنید، سپس OK را فشار دهید.
میانبرهای صفحه کلید اکسل
تهیه صفحه کار جدید
کامپیوتر: Ctrl-N
انتخاب کل یک ردیف
کامپیوتر: Shift-Space
انتخاب کل یک ستون
کامپیوتر: Ctrl-Space
انتخاب مابقی ستون
کامپیوتر: Ctrl-Shift-Down/Up
انتخاب مابقی ردیف
کامپیوتر: Ctrl-Shift-Right/Left
اضافه کردن هایپرلینک
کامپیوتر: Ctrl-K
باز کردن پنجره Format Cells
کامپیوتر: Ctrl-1
جمع زدن خودکار سلول‌های انتخاب شده
کامپیوتر: =-Alt